Privacy binnen de Evangeliegemeente Ermelo
De Evangeliegemeente Ermelo (EGE) is een enthousiaste kerkelijke gemeente van ruim 400 leden. We zoeken verbinding met elkaar en met onze omgeving op respectvolle wijze. Daarom gaan we zorgvuldig om met de persoonlijke informatie die we van elkaar hebben. Bij de inrichting van onze administratie, de website en ook het interne gedeelte hiervan, ‘Mijn EGE’, is dit het uitgangspunt.
We registeren namelijk persoonsgegevens, en ook zogenaamde ‘bijzondere’ persoonsgegevens, om te kunnen functioneren als de gemeente zoals hierboven beschreven. De EGE volgt hierin de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming); hierin zijn de privacy-rechten en verantwoordelijkheden voor leden, medewerkers en teams vastgesteld.
Persoonsgegevens worden verwerkt door het secretariaat en door de teams van de EGE. Het secretariaat doet dit uit hoofde van haar verantwoordelijkheid voor de ledenadministratie, en de teams doen dat voor zover zij die gegevens nodig hebben uit hoofde van hun doelstelling. Een overzicht van de teams is te vinden op het digitale platform ‘Mijn EGE’, en is te vinden in de Huiskoerier (het EGE maandblad). De teams hebben ieder hun doelstelling, visie en werkwijze omschreven.
Hoe uw gegevens worden verwerkt bij de EGE
- Bij het secretariaat kunnen mensen zich melden als bezoeker of potentieel lid; voor de registratie van persoonsgegevens wordt op dat moment toestemming gevraagd en kan (door gebruikersnaam en wachtwoord) toegang verleend worden tot ‘Mijn EGE’;
- Vervolgens kan in ‘Mijn EGE’ ieder lid zelf instellen welke informatie hij/zij wil delen;
- In ‘Mijn EGE’ wordt onderscheid gemaakt tussen ‘leden’, ‘kinderen van leden’ en ‘bezoekers’, zodat ieder de informatie kan vinden, die voor hem/haar van belang is om zinvol te kunnen participeren, bv in een van de teams;
- Binnen de EGE is deze informatie – waaronder ook beeldmateriaal – beschikbaar voor (uitsluitend) intern gebruik, zoals past bij het karakter van de gemeente zoals beschreven in de eerste alinea.
Hoe zorgen we bij de EGE voor bescherming van uw gegevens?
- Toegang tot de persoonsgegevens in ‘Mijn EGE’ is alleen mogelijk via een (door gebruikersnaam en wachtwoord beschermde) identificatie en verificatiestap;
- Er zijn overeenkomsten gesloten met de leverancier van de software, die de persoonsgegevens verwerkt (kerkSPOT), en opslag, aanpassing en beveiliging van deze gegevens in ‘Mijn EGE’ mogelijk maakt;
- Hoe kerkSPOT omgaat met privacy is beschreven in een eigen reglement; u kunt het hier vinden: https://www.kerk-spot.nl/downloads/privacyreglement-kerkSPOT.pdf
- Uw persoonsgegevens worden niet met derden buiten de EGE gedeeld. Wanneer uw persoonsgegevens worden gebruikt voor externe publicaties, wordt daarvoor eerst uw toestemming gevraagd; het kan daarbij gaan om geschreven informatie of beeldmateriaal;
- Een verantwoordelijke functionaris voor de gegevensbescherming in de EGE is door de oudstenraad (het bestuur) aangewezen;
- Periodiek wordt privacy als onderwerp besproken door oudsten en teamleiders, zodat alle teams en het secretariaat op de hoogte blijven van het privacybeleid en de manier waarop daar in de EGE invulling aan gegeven wordt.
Wat zijn uw rechten als lid of bezoeker?
- Recht van inzage, wijziging, verwijdering, overdracht van uw gegevens. In ‘Mijn EGE’ kunt u de meeste gegevens van uw eigen gegevens en die van uw gezin aanpassen bij verandering van situatie; zelf alles verwijderen kan echter niet: net als bij binnenkomst is vertrek uit de gemeente iets om te melden bij het secretariaat, die daarvoor zorg kan dragen;
- Recht op informatie: bij het secretariaat kunt u altijd vragen wat het privacybeleid voor u betekent; het onderscheid tussen ‘leden’, ‘bezoekers’ en ‘kinderen van leden’;
- Recht tot bezwaar tegen verwerking;
- Recht om een eerdere toestemming in te trekken;
- Recht op klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wat zijn uw verantwoordelijkheden als lid of bezoeker?
- Ingeval u toegang hebt tot ‘Mijn EGE’, is het uw verantwoordelijkheid om de persoonsgegevens van anderen te respecteren en deze niet te delen met derden, tenzij u daar toestemming voor hebt verkregen.
